CRM Workflow: Strategi Bisnis Modern untuk Operasional yang Efisien

Beberapa bisnis mungkin pernah mengalami ini, dimana beberapa tim sales memiliki cara yang berbeda dalam menangani prospek. Akibatnya, masing-masing pelanggan mendapatkan pengalaman (customer experience) yang berbeda-beda. Adanya CRM workflow akan membuat bisnis memiliki tahapan penanganan yang seragam.

Fitur yang dapat digunakan untuk standarisasi adalah chatbot dengan aturan triggers and conditions. Hal ini untuk memastikan kualitas layanan yang diberikan terjaga stabil, siapapun yang menangani prospeknya. Bisnis tidak perlu khawatir akan kebutuhan tenaga ahli programmer, karena sudah banyak penyedia yang menyediakan chatbot builder tanpa kode.

Baca Juga: NPURE Gelar National Womens Padel Premiere, Liga Padel Wanita Terbesar di Indonesia

Transparansi data untuk mendukung koordinasi tim

Seringkali tim marketing dan sales saling menyalahkan karena kualitas leads, atau tim customer service tidak tahu apa yang dijanjikan tim sales kepada pelanggan. Masalah tersebut muncul karena masing-masing tim memiliki penyimpanan data sendiri, yang akhirnya menciptakan data silo.

Implementasi CRM workflow mengatasinya dengan menciptakan penyimpanan terintegrasi. Sistem memungkinkan seluruh tim melihat aktivitas penanganan prospek secara real-time. Fitur yang biasa digunakan adalah tampilan pipeline dan dashboard yang bisa diakses dari berbagai perangkat. Bahkan, sebagian penyedia menawarkan workflow otomatis untuk penanganan lead dan pengelolaan tugas.

Penyederhanaan proses dan mengurangi kesalahan manual

Human error adalah hal yang wajar terjadi, tapi jika terlalu sering, tentu akan merugikan bisnis. Lupa mengirim kontrak atau salah mengeja nama di invoice mungkin terlihat sepele, namun bisa membuat bisnis tampak tidak profesional. Implementasi CRM ke dalam workflow memungkinkan bisnis untuk memvalidasi data sebelum masuk ke database. Bisnis dapat menggunakan fitur, seperti duplicate control atau data validation, sehingga proses input data dapat dilakukan secara akurat dan efisien.

Otomatisasi pipeline dan after-sales untuk mendorong konversi

CRM workflow berfungsi sebagai sistem end-to-end untuk mempertahankan pelanggan dan membuatnya menjadi pelanggan loyal. Dengan menjaga efisiensi pipeline penjualan, bisnis dapat mengendalikan pertumbuhan ke depannya. Bisnis dapat melakukan lead management otomatis melalui platform CRM. Salah satunya adalah menggunakan fitur lead scoring, sehingga tim penjualan dapat menangani prospek berdasarkan prioritas tertentu.

Setelah transaksi selesai (after-sales), bisnis dapat mengatur otomatisasi lanjutan dengan menjadwalkan serangkaian pesan otomatis. Pesan tersebut bisa berupa panduan produk (onboarding sequence), peringatan sebelum jatuh tempo langganan, maupun renewal dan upsell yang dapat meningkatkan Customer Lifetime Value (CLV).

Dampak Bisnis dari Implementasi Workflow CRM

Implementasi CRM workflow adalah investasi strategis. Upaya ini mampu memberikan manfaat yang terukur, berikut ini beberapa dampak CRM terhadap bisnis:

● Meningkatkan konversi penjualan dan CLV, karena follow-up otomatis membuat tim penjualan bekerja secara proaktif, mengurangi kemungkinan peluang yang hilang.

● Skalabilitas kinerja tim, karena workflow otomatis memungkinkan tim untuk mengelola prospek dalam jumlah besar tanpa menambah jumlah personil.