6. Aturan yang disepakati para pelaku komunikasi tentang bagaimana komunikasi itu akan dijalankan ("Protokol").
Proses berlangsungnya komunikasi dapat digambarkan secara ringkas, sebagai berikut :
1. Komunikator (sender) yang mempunyai maksud berkomunikasi dengan orang lain mengirimkan suatu pesan kepada orang yang dimaksud. Pesan yang disampaikan itu bisa berupa informasi dalam bentuk bahasa ataupun lewat simbol-simbol yang bisa dimengerti kedua pihak.
2. Pesan (message) itu disampaikan atau dibawa melalui suatu media atau saluran baik secara langsung maupun tidak langsung. Contohnya berbicara langsung melalui telepon, surat, medsos, atau media lainnya.
3. Komunikan (receiver) menerima pesan yang disampaikan dan menerjemahkan isi pesan yang diterimanya ke dalam bahasa yang dimengerti oleh komunikan itu sendiri.
4. Komunikan (receiver) memberikan umpan balik (feedback) atau tanggapan atas pesan yang dikirimkan kepadanya, apakah dia mengerti atau memahami pesan yang dimaksud oleh si pengirim.
Cara berkomunikasi yang baik merupakan gabungan dari mendengarkan dan menanggapi, tetapi pada kenyataannya masing-masing pihak seringkali kurang melatih kemampuan untuk mendengarkan, bahkan terkadang melamun saat seseorang sedang berbicara. Mendengarkan teman bicara berarti benar-benar fokus pada apa yang dibicarakan dan tidak memikirkan hal-hal lainnya. Saat lawan bicara sedang mengutarakan pemikirannya, kita harus membiasakan untuk tidak memotongnya tetapi diam dan dengarkan kalimat yang diucapkan. Hal ini bukan hanya membuat kita bisa berkonsentrasi mendengarkan apa yang dikatakan oleh lawan bicara, tetapi juga membuatnya merasa dihargai.
Gestur tubuh dalam berkomunikasi juga menjadi bagian penting dalam komunikasi. Hal ini penting karena sebagian besar komunikasi kita menggunakan bentuk nonverbal. Gestur tubuh dapat menampilkan bagaimana pemikiran atau perasaan komunikan terhadap komunikator. Misalnya, melipat lengan menunjukkan bahwa komunikan merasa defensif atau kurangnya kontak mata menandakan bahwa komunikan tidak tertarik melanjutkan pembicaraannya. Komunikator juga dituntut untuk memperhatikan gestur tubuhnya, karena Komunikan juga dapat menganalisis Komunikator melalui gestur tubuh yang ditampilkan.
Ketika dalam berkomunikasi pesan tidak tersampaikan dengan baik dan respon tidak sebagaimana yang diharapkan, kita tidak dapat saling memaksakan kehendak, karena masing-masing pihak tidak bisa saling mengendalikan dan saling mengatur. Ketika solusi tidak didapatkan dan teman bicara tetap teguh dengan pemikirannya, maka tidak ada salahnya untuk membahas masalah tersebut di lain waktu atau memutuskan untuk melakukannya dengan cara masing-masing. Menghargai tiap perkataan, pemikiran, perasaan, maupun masukan dari orang lain, menjadi bagian penting dalam keberhasilan berkomunikasi karena semua orang memiliki perspektif masing-masing.
Menilik pada Direktori Training Indonesia tentang Teknik berkomunikasi yang baik, ada beberapa hal yang menjadi prinsip teknik berkomunikai/berbicara yang baik yaitu :
1. Berbicara Efektif
Berbicara efektif artinya tidak bertele-tele, tidak berputar-putar untuk menyampaikan suatu poin pembicaraan. Cepat, tepat, lugas dan dapat dimengerti oleh teman bicara kita. Berbicara efektif membuat teman bicara kita akan fokus pada setiap hal yang kita sampaikan dan dapat mempengaruhi langsung ke dalam pikirannya.
2. Berbicara penuh motivasi
Komunikasi yang terjalin dan sampai kepada teman bicara haruslah yang bersifat mendorong. Terlebih ketika yang berbicara adalah orang yang memiliki jabatan lebih tinggi daripada teman bicaranya, seperti bos kepada anak buahnya. Motivasi yang dimaksud adalah adanya dorongan/penyemangat dalam kata-kata yang diucapkan agar lawan bicara tergerak untuk melakukan sesuatu dengan baik dan sungguh-sungguh berdasarkan pengarahan yang sudah diberikan.
3. Berbicara untuk mendapat perhatian
Pembicaraan yang membosankan dan bertele-tele tentu akan membuat teman bicara atau pendengar mengabaikan kata-kata kita. Dalam teknik berkomunikasi/bicara perlu diperhatikan tema/materi yang akan kita sampaikan pada teman bicara agar membuat mereka tetap fokus dengan kita. Ada baiknya untuk memperhatikan siapa teman bicara kita agar materi yang kita sampaikan tepat sasaran, selain itu usahakan penyampaiannya dilakukan dengan gaya yang menarik. Temukan materi yang belum pernah diketahui dan selipkan hal-hal unik untuk menarik perhatian teman bicara.
4. Berbicara melalui keinderaan
Agar tema/materi yang kita sampaikan meninggalkan bekas dalam pikiran teman bicara maka kita bisa menguatkan komunikasi kita dengan ekspresi indera yang meyakinkan. Gerak tangan, tatapan mata, senyuman, atau kernyitan dahi akan menambah kesan tentang tema yang kita sampaikan. Hal ini juga agar teman bicara mengerti bahwa tema yang kita bicarakan adalah hal yang penting dan patut untuk didengar.
Berkomunikasi dengan baik akan sangat membantu kita untuk saling memahami satu sama lainnya, menghindari kesalahpahaman dan tentunya akan saling memberikan rasa nyaman. Memiliki kemampuan berkomunikasi yang baik dapat membangun hubungan yang baik dengan kolega atau rekan kerja, membuka peluang bisnis maupun karier. Hubungan baik yang dimiliki saat bekerja dapat berpengaruh pada kinerja karena selama bekerja tentunya akan selalu bertemu dan berhubungan langsung dengan kolega kerja. Apabila terjadi salah komunikasi dapat berdampak buruk pada kredibilitas dan produktivitas kerja. Untuk itu memiliki kemampuan komunikasi yang baik menjadi penting.***